روز جهانی ارتباطات و اهمیت واحد روابط عمومی

۲۷ اردیبهشت ماه روزی که در سطح جهانی به‌عنوان روز ارتباطات و جامعه اطلاعاتی نام‌گذاری شده است و در ایران به عنوان روز روابط عمومی و ارتباطات تعیین گردید.

مقدمه‌ای بر روابط عمومی

نیاز به شناخت و درک متقابل به منظور تسریع در دستیابی به مقاصد و اهداف، امروزه درسازمان‌ها و ادارات به عنوان یک اصل اساسی درمدیریت پذیرفته شده است. این ارتباط که از آن به‌عنوان روابط‌عمومی یاد می‌شود یکی ازمهم‌ترین و با ارزش‎‌ترین عوامل مؤثر در سرنوشت هر مؤسسه و گروه محسوب می‌گردد.
روابط عمومی (Public Relations) در دهۀ اول قرن بیستم در آمریکا به صورت یک حرفۀ تخصصی درآمد. در ایران در سال 1345 اولین دفتر روابط‌عمومی توسط شرکت نفت راه اندازی شد. سپس در سایر سازمان‌ها دفاتری به عنوان مراکز فراهم آوری، مبادلۀ اطلاعات و برقراری ارتباطات دوسویه به منظور ایجاد حسن نیت و تفاهم گشوده شد.
دردنیای امروز روابط‌عمومی‌ها به عنوان عناصر قوی در ارزیابی و تقویت برنامه‌ها و پیشبرد اهداف سازمان‌ها تلقی می‌گردند.
امروزه نقش روابط‌عمومی و حیطه فعالیت آن بر هیچ‌کس پوشیده نیست. تمامی فعالان جامعه در بخش‌های مختلف فرهنگی، سیاسی، اقتصادی و … جویای روابط‌عمومی‌هایی هستند که آنان را درطراحی روشهای معقول و تعیین خط مشی های مرتبط با آینده یاری دهند.
روابط‌عمومی نقش‌های گوناگونی را درجایگاه‌های متفاوت وشرایط متمایز از یکدیگر ایفا می‎‌کند. اما دو نقش قابل تفکیک آن در ارتباطات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی از میان سایر نقش‌ها نمایان‎‌تر و مهم‌تر است.

روابط‌عمومی هنرش این است که بتواند امکانات وشرایط محیط بیرونی را تشخیص دهد وآنان را با امکانات درون سازمان پیوند دهد و اجرای فرامین درون‌سازمانی را تسهیل نماید و درنهایت ارتباط سازمان را با بیرون از آن، به‌درستی برقرار سازد. که در این راستا اولین قدم شناخت محیط و سازمان مربوطه است و منظور از این شناخت، شناسایی و بررسی نقاط قوت و ضعف است.

تعریف روابط عمومی
دایره المعارف امریکانا روابط عمومی را بدین شکل تعریف کرده است:
« یک زمینه فعالیت است مربوط به روابط سازمان‌های صنعتی، شرکتها، مشاغل، دولت، اتحادیه‌ها و یا سایر سازمان‌ها که هر یک با مردمی چون کارمندان، مشتریان، سرمایه‌داران، تهیه‌کنندگان، اعضا احزاب سیاسی و یا عامۀ مردم روبرو هستند. کارهای روابط‌عمومی شامل است بر تقویم افکار عمومی، ارزیابی و تفسیر آن به حسب منافع یک سازمان، شناساندن سازمان به مردم مربوط به خود و همچنین آن مردم به سازمان.»
انجمن جهانی روابط عمومی درماه می 1960 تعریف زیر را جهت روابط عمومی تدوین وتصویب نمود.
« روابط عمومی بخشی از وظایف مدیریت سازمان است، عملی است ممتد، مداوم و طرح‌ریزی شده که ازطریق آن، افراد سازمان‌ها می‌کوشند تا تفاهم و پشتیبانی کسانی را که با آنها سروکار دارند بدست آورند.»

روابط عمومی در ایران
متاسفانه وجود سوء تعابیر و یا عدم آگاهی و شناخت کافی از وظایف و حیطۀ عملیاتی و یا عدم شناخت از توانمندی‌های تخصصی روابط‌عمومی در ابعاد درون‌سازمانی و برون‌سازمانی از جمله مشکلاتی است، که باعث شده روابط‌عمومی در ایران با موانع جدی و متعددی روبرو باشند.
درمرحلۀ دوم دست‌اندرکاران روابط‌عمومی نیز بطور کامل نسبت به مسئولیت‌های حرفه‌ای خود اطلاع و اعتقاد لازم را پیدا نکرده‌اند و یا تخصص‌های لازم را ندارند.
درمرحلۀ سوم گروه‌های مرتبط با واحدهای روابط‌عمومی از جایگاه و میدان عمل و اختیارات روابط‌عمومی بی‌خبرند.
درنظام جمهوری اسلامی اصالت حرکت‌ها برپایه حمایت‌های مردمی استوار است و جلب افکار عمومی به‌عنوان پایه اصلی هر حرکت محسوب می‌شود و متوجه کردن افکار عمومی، به سمت و سوی برنامه‌ریزی هر سازمان، کار روابط‌عمومی است.
رسالت تبلیغ در روابط عمومی
درعصر حاضر قدرت و نفوذ ذهنی در اختیار صاحبان سلاح تبلیغی قرار دارد. آنان هستند که اندیشه‌ها را می‌سازند و افکار را به معیار دلخواه، سامان می‌دهند.
انتقال از شیوۀ ارتباطات سنتی به روش‌های ارتباط جمعی موجود، موجب شده که انسان‌ها درمناطق مختلف در معرض تهاجم مداوم پیام‌های تبلیغی قرار گیرند. تا جایی که به سختی قادرند که خود تصمیم بگیرند. بدین معنا که مراکز فرهنگی، تفکر ساز جامعه بشری امروزه می‌باشند.
با شناخت موقعیت یادشده ضرورت و اهمیت بازنگری و برنامه‌ریزی جدی در فعالیت‌های فرهنگی تبلیغی و تجدید نظر در ابزارها و شیوه‌های تبلیغی به‌خصوص در محیط‌های فرهنگی، به روشنی احساس می‌گردد.

اهداف روابط عمومی

در مجموع می‌توان وظایف کلی واحد روابط عمومی را تحت عناوین زیر تعریف کرد:

ایجاد تفاهم و رفع سو تفاهم بین مشتری/مخاطب و سازمان

پاسخگویی به انتقادات، شکایات و پیشنهادات مطرح شده توسط افراد مختلف هم در درون سازمان و هم بیرون سازمان

برقراری روابط درون سازمانی و برون سازمانی

سخنگویی از جانب سازمان / شرکت

ایجاد رضایت در بین کسانی که قصد برقراری ارتباط با سازمان را دارند.

در روابط عمومی ناکارآمد بیشتر گرایش به سمت بیرون از سازمان است در حالی که در روابط عمومی کارآمد، روابط عمومی داخلی از اهمیت نسبتاً بیشتری برخوردار است. چرا که اگر آثار عملکرد روابط عمومی بتواند نیروهای درون سازمان و یا کارکنان سازمان را اقناع کند در کارایی و عملکرد بیشتر آنان، افزایش بهره‌وری سازمانی، جلب و تأمین رضایت ارباب‌رجوع، ایجاد تفاهم بیشتر بین مدیریت و کارکنان و افزایش همیت سازمانی موثر واقع خواهد شد. و در واقع و در نهایت هر یک از کارکنان را به مبلغی برای سازمان تبدیل خواهد کرد.
«اسکات کارتلیپ» می‌گوید: روابط عمومی، اداره کردن وظایف، شناسایی، ایجاد، حفظ و نگهداری روابط مطلوب و حسنه بین سازمان و جامعه است. جامعه‌ای که توفیق و ناکامی یک سازمان به آن وابسته است.